1. PERCHE' LA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA QUALITA' AZIENDALE

Lo scenario economico, tecnico, produttivo e commerciale è caratterizzato in questi anni da un profondo cambiamento incentrato sulla Qualità ed in particolare sulla Certificazione del Sistema Qualità Aziendale intesa come richiesta all'azienda di garantire la propria organizzazione, i propri metodi di lavoro, l'affidabilità e la costanza dei processi e dei controlli, la disponibilità al servizio, la cura al cliente.

La certificazione del Sistema Qualità, cioè il riconoscimento da parte di un organismo ufficiale autorizzato, della validità del Sistema Qualità Aziendale è molto importante negli scambi commerciali, perché essendo strutturata su modelli di riferimento riconosciuti (le norme ISO 9000), permette di "leggere" l'organizzazione per la Qualità in modo semplice e rapido, seguendo opportuni schermi e metodologie.

Naturalmente il fatto di avere un Sistema Qualità certificato non porta solo vantaggi commerciali ma permette all'azienda che sceglie questa strada di ottenere una serie di vantaggi interni quali una migliore organizzazione, una minore difettosità una migliore comunicazione etc.

Possiamo indicare sinteticamente alcuni di questi vantaggi:

  • ·Vantaggi interni:

*          miglioramento dell'organizzazione

*          miglioramento dei flussi di lavoro

*          miglioramento della comunicazione

*          maggior coinvolgimento e riduzione del personale

*          minore difettosità

*          maggiore efficienza

*          miglioramento della standardizzazione

*          miglioramento dei processi

*          diminuzione dei costi della non Qualità

  • ·Vantaggi esterni:

*          possibilità di accesso a gare

*          maggiori possibilità di forniture aziendali già certificate

*          miglioramento dell'immagine

*          miglioramento dei rapporti cliente/fornitore

*          diminuzione delle contestazioni

*          maggiore omogeneità di comportamenti delle aziende

*          migliore comprensione delle organizzazioni

2. COSA E' IL SISTEMA QUALITA' AZIENDALE?

Il Sistema Qualità Aziendale comprende:

  • ·la struttura organizzativa          
  • ·le attività
  • ·i programmi
  • ·le azioni

tendenti ad assicurare che un prodotto sia conforme agli obiettivi prefissati e agli obiettivi prefissati e agli scopi per cui deve essere impiegato.

Pertanto, nella sua occasione più ampia, ne consegue che:

il Sistema Qualità Aziendale ha la finalità di assicurare la soddisfazione del cliente coinvolgendo l'attività sistematica e coordinata di tutti gli enti e le funzioni dell'organizzazione aziendale.

In definitiva garantire la Qualità del proprio prodotto significa non solo tenere sotto controllo l'oggetto o l'insieme degli oggetti che escono dal proprio stabilimento ma considerarli piuttosto come parti del "Mondo Azienda" e pertanto ogni ente, ufficio o funzione deve mirare ad ottimizzare i propri obiettivi nell'ambito della strategia, o politica, aziendale complessiva.

Per ottenere questo importante risultato è necessario pianificare ed organizzare le cose (le attività, i ruoli, le responsabilità, i supporti operativi) in modo da coinvolgere già dalle prime fasi tutti i responsabili delle principali funzioni aziendali.

Ma è fondamentale il ruolo che la direzione aziendale è chiamato ad assolvere

3. IL RUOLO DELLA DIREZIONE

Il ruolo profondamente innovativo che la direzione deve assumere nei confronti della Qualità è perfettamente espresso dalla terminologia usata nella ISO 9000 dove non si parla di sensibilità o coinvolgimento, ma di "responsabilità della direzione". Questa deve assumere la leadership della Qualità in modo deciso e chiaramente avvertibile da tutti in azienda da costituire il punto di riferimento per tutto il personale.

Pertanto è necessario che la Direzione sia consapevole che la Qualità sia realizza in produzione come nella vendita, negli acquisti, come nella manutenzione senza, peraltro, dimenticare il ruolo della formazione.

Assumere la leadership della Qualità significa per la Direzione:

  • ·costituire il punto di riferimento per tutto il personale
  • ·definire gli obiettivi per ogni settore
  • ·guidarvi l'intera azienda

Per ricoprire adeguatamente questo ruolo la Direzione aziendale deve disporre di una serie di strumenti gestionali, tramite i quali può indirizzare le azioni di potenziamento continuo della Qualità i principali strumenti sono:

*    gli indicatori della Qualità

*    i costi della Qualità

*    l'auditing direzionale

*    il reporting

Tutti questi strumenti saranno definiti, pianificati ed attuati nell'ambito del ns. intervento in azienda.

4. LA SCELTA DEL SISTEMA QUALITA'

Le norme di riferimento (ISO 9000) da utilizzare per la messa a punto del Sistema Qualità Aziendale presentano una caratteristica di fondo: sono forzatamente generiche. Ciò è, d'altra parte, inevitabile costituendo l'elemento di unificazione per tutti i settori.

Tale problema si somma al fatto che le aziende sono sostanzialmente diverse le une dalle altre.

Pertanto sarà necessario preparare e costituire il Sistema Qualità sulla specifica realtà dell'azienda stessa, andandone ad indagare tutti gli aspetti di dettaglio, le caratteristiche, la cultura e, in generale, i modi di gestire le attività di tutti i giorni.

In ogni caso bisogna avere chiare queste tre necessità fondamentali:

  1. il Sistema Qualità, prima ancora che come facciata/protezione/supporto documentativo verso il cliente, deve essere utilizzato come prevenzione/protezione/supporto informativo verso l'azienda stessa.
  2. il Sistema Qualità è una struttura organizzativa che va continuamente migliorata ed implementata.
  3. il Sistema Qualità, soprattutto nella fase iniziale, deve essere coerente con la realtà aziendale e pertanto è necessario attenersi alla semplice regola di:
    • Fare solo ciò che è documentato
    • Documentare solo ciò che si fa

L'attuazione del Sistema Qualità in azienda avverrà attraverso un percorso guidato che comporterà il passaggio attraverso una serie di tappe o fasi molto importanti da seguire.
Tali fasi, che costituiscono gli elementi della modalità operativa di attuazione del ns. intervento sono:

  1. Definizione della situazione preesistente
  2. Pianificazione operativa
  3. Stesura della rev. 0 del manuale della Qualità
  4. Sviluppo delle attività comprendente:
    • sviluppo delle procedure operative relative agli aspetti di maggior dettaglio delle attività aziendali
    • formazione del personale
    • avviamento all'applicazione delle stesse
  5. Stesura della rev. 1 del manuale della Qualità

A valle di ciò seguirà l'iter per la certificazione del Sistema Qualità Aziendale presso un ente accreditato

5. MODALITA' DI ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA

Per la corretta implementazione del Sistema Qualità Aziendale è necessario sapere con la maggior precisione possibile la distanza della propria organizzazione da quella prevista dalla normativa di riferimento prescelta.

Ciò permette:

  • ·di individuare le parti del sistema che sono coerenti o che comunque necessitano di un miglioramento
  • ·di portare in luce eventuali aspetti che già possono essere conformi ai requisiti normativi.

Per queste ragioni è fondamentale compiere un'analisi o diagnosi iniziale che consente un rapido posizionamento dell'azienda rispetto alle richieste delle norme e di definire in dettaglio le sole azioni ed attività necessarie al completamento del proprio Sistema Qualità.

Il programma di attuazione, pertanto, sarà strutturato nelle quattro fasi distinte accennato al punto 4.

5.1. Definizione della situazione preesistente

La prima fase operativa che sarà svolta in azienda consiste in un esame sistematico e indipendente per determinare se le attività svolte per la Qualità ed i risultati ottenuti sono in accordo con gli obiettivi prefissati. Tale attività individuata con il termine di "chek-up iniziale" si pone i seguenti obiettivi:

1.individuare gli aspetti più critici del Sistema Aziendale suscettibili di miglioramento in funzione dall'assetto organizzativo interno e della soddisfazione del cliente;

2.verificare l'esistenza delle attività previste dalla normativa di riferimento e delle relative modalità applicative

3.definizione di un programma di massima in termini di azioni, di tempi di realizzazione e di risultati da perseguire.

Al fine di garantire il conseguimento di tali obiettivi in fase di "chek-up iniziale" saranno analizzati i seguenti aspetti:

  1. inquadramento della realtà aziendale;
  2. analisi dei sotto insiemi del Sistema Qualità Aziendale in accordo alle ISO 9000;
  3. attività e organizzazione della qualità, ovvero valutare il contenuto di tutte le attività, l'entità delle risorse e l'adeguatezza della metodologia allo scopo di personalizzare al massimo l'intervento alla realtà aziendale lo "Starting Audit" sarà condotto facendo ricorso a specifiche liste di riscontro e prendendo in considerazione i seguenti aspetti:
    • fattori esterni
    • fattori interni
    • elementi chiave della norma ISO 9000

L'analisi si esplicherà sia attraverso colloqui e interviste con tutte le persone coinvolte nelle attività collegate con il Sistema Qualità, sia mediante visite e approfondimenti negli uffici e nei reparti. I risultati delle interviste e delle indagini saranno compendiati in un rapporto finale che conterrà i seguenti elementi:

*    una premessa sullo scopo dello studio e sulla metodologia usata

*    le considerazioni generali e una tabella di sintesi sulla situazione attuale

*    le diagnosi di dettaglio unitamente alle indicazioni di miglioramento per ciascuno degli elementi del Sistema Qualità previsti dalla Norma di riferimento

*    la definizione delle aree di intervento prioritarie

*    la pianificazione di norma delle attività

Questo documento, che rappresenta la linea guida per lo svolgimento di tutte le attività successive per ogni area aziendale, sarà presentato e discusso con la direzione in una riunione specifica, questa riunione rappresenta il punto di partenza del cammino verso la certificazione del Sistema Qualità.

5.2. Pianificazione operativa

Il "chek-up iniziale" consente di effettuare una fotografia nitida e personalizzata della situazione aziendale ciò permetterà di svolgere in specifici incontri le seguenti attività:

  • individuazione del responsabile del Quality Assurance che costituirà anche l'interfaccia con la direzione;
  • definizione della griglia di responsabilità, ovvero attribuire ad ogni elemento della normativa una persona responsabile, prioritariamente, dello sviluppo dell'attività stessa;
  • definizione della politica della Qualità, congruente con le altre politiche aziendali che sarà formalizzata in un apposito documento da divulgare a chiunque all'interno dell'azienda;
  • definizione degli obiettivi per la Qualità quali, ovviamente, ovvero il raggiungimento della certificazione e/o aspetti riguardanti la sicurezza del prodotto, affidabilità e performances aziendali.

A valle di tali definizioni la nostra attività di consulenza consisterà nell’approntare un piano di dettaglio in cui saranno pianificate le attività necessarie a rendere il Sistema Qualità aziendale conforme ai requisiti della ISO 9000 presa a riferimento.

Tale piano sarà articolato in maniera tale che per ogni punto della norma saranno dettagliate:

  • ·le attività da sviluppare
  • ·le relative sotto attività
  • ·i tempi di completamento per ogni sotto attività
  • ·i responsabili e gli eventuali corresponsabili
  • ·le procedure, le istruzioni ed i moduli da emettere
  • ·i punti di verifica dello stato di attuazione

Questo piano sarà lanciato in una apposita riunione in cui sarà presente la direzione ed a cui dovranno partecipare i responsabili delle varie attività descritte nel piano operativo più eventuali collaboratori coinvolti.

5.3 Stesura della rev. 0 del Manuale della Qualità

Il primo atto delle attività di implementazione del Sistema Qualità prevede la redazione della prima revisione del Manuale della Qualità che conterrà i seguenti elementi:

  • politica della qualità
  • organizzazione aziendale
  • modalità di pianificazione della qualità
  • gestione dei documenti e dei dati
  • controllo delle registrazioni della qualità
  • pianificazione ed esecuzione delle visite ispettive interne
  • formalizzazione dei piani di addestramento
  • elementi caratterizzanti del processo produttivo.

Il documento così approntato permetterà di avere a disposizione gli strumenti per una corretta attuazione della fase successiva e costituirà, inoltre, anche il primo documento teso a divulgare, anche all'esterno, le politiche e gli obbiettivi aziendali

5.4 Sviluppo delle attività

La pianificazione generale ed operativa svolta nelle fase iniziale garantisce la presenza di tutte le condizioni, mentre il Manuale della Qualità in revisione 0 fornisce tutti gli strumenti per poter sviluppare il Sistema Qualità in maniera corretta e soprattutto secondo le caratteristiche dell'azienda.

Pertanto saranno da noi svolte le previste attività in azienda unitamente al responsabile del Quality Assurance e sotto la responsabilità e attraverso la collaborazione delle persone a esse designate per competenza.

Per non generare un Sistema Qualità formale e burocratico sarà molto importante creare una forte sintonia fra quanto viene definito e riportato nei documenti e quanto viene concretamente realizzato nella realtà di ogni giorno; in altre parole la regola aurea è, ancora una volta: fare solo ciò che è documentato, documentare solo ciò che si fa.

Quindi sarà fondamentale il dialogo continuo e regolare fra i vari attori del sistema (coloro i quali dirigono, eseguono e verificano attività che influenzano la qualità).

Per lo sviluppo dei singoli punti della norma saranno elaborati schemi sintetici a blocchi delle procedure gestionali e moduli applicativi; solo dopo una fase applicativa e solo a valle della positiva verifica saranno da noi approntate le procedure e le istruzioni in forma definitiva.

In corrispondenza dei punti di verifica indicati in fase di pianificazione delle attività saranno svolti delle verifiche ispettive interne al fine di verificare lo stato di attuazione e di individuare eventuali punti di non conformità sia ai requisiti della norma che agli obiettivi prefissati.

5.5 Stesura della rev. 1 del Manuale della Qualità

Al termine della attività applicativa e della stesura delle procedure più importanti si comincia a creare la cultura della Qualità.

A questo punto si procederà alla revisione del Manuale della Qualità inserendo gli elementi di dettaglio relativi al processo che sono stati maturati durante il percorso applicativo di cui al punto precedente.

L'emissione del Manuale della Qualità in revisione 1 e la sua diffusione all'interno dell'azienda costituirà l'ultimo atto dell'intervento.

5.6 Formazione del personale riferita al Sistema Qualità

Le attività indicate ai punti precedenti saranno completate da un programma di formazione che si propone di diffondere a tutti i livelli le nozioni fondamentali sulla Qualità e relativo ai seguenti argomenti:

-     definizione del concetto "qualità" e sua evoluzione

-     ruolo del Sistema Qualità e sua utilità strategica

-     costo della "non-qualità"

-     importanza del "fattore umano" e della motivazione del personale

saranno, altresì, illustrati e trattati i vari elementi caratterizzanti lo specifico Sistema Qualità della Società.

Il corso è rivolto ai responsabili delle varie funzioni aziendali, oltre che al responsabile del Servizio Qualità e ai suoi collaboratori.

Il materiale didattico (dispense) per l'approfondimento dei principali argomenti trattati sarà fornito da noi; l'Azienda dovrà mettere a disposizione locali appropriati. 

6. CERTIFICAZIONE

Al termine delle attività indicate al punto 5. e che costituiscono la consulenza offerta dal nostro Studio per l'implementazione del Sistema Qualità in azienda, sarà necessario dar luogo all'attivazione della certificazione.

L'iter di certificazione è il seguente:

  1. scelta dell'ente tra quelli accreditati Sincert; la scelta è funzione di diversi fattori tra i quali si rammentano:
    • settori in cui l'ente è accreditato
    • posizione geografica (vicinanza con l'azienda)
    • internazionalità e/o collegamento con un network di mutuo riconoscimento;
  2. richiesta di iscrizione;
  3. presentazione della documentazione richiesta;
  4. eventuale visita di preaccertamento;
  5. visita di certificazione.

La visita è effettuata normalmente da un gruppo di ispettori (da 2 a 3) ed ha durata variabile da 2 a 5 giorni a seconda della dimensione e della complessità dell'azienda da valutare. La visita avviene secondo un piano prestabilito e comunicato all'azienda e generalmente supportato dall'utilizzo di opportune liste di controllo specifiche di settore. In genere l'ente di certificazione non dovrà rilevare alcuna non conformità critica e non più di un certo numero di non conformità secondarie. Il ns. Studio supporterà l'azienda in tutte le predette fasi dell'iter certificativo, approntando tutta la documentazione richiesta e presenziando alla visita .